Конечно, выявить успешность ивента можно просто определив было достигнуто начальные цели мероприятия или нет. Но для маркетологов, HR и PR есть, как минимум, еще 10 маркеров, которые определяют действительно успешное мероприятие и профессиональное ивент агентство. А также причины, почему эти пункты возможно не реализовать и решения как этих ошибок избежать.
1. Все вовремя. Первый показатель профессионализма - уважение к времени других. Но очень часто согласование бюджета задерживается на месяц, предложения от агентства подаются не в назначенный срок, выступления спикеров могут задерживаться на 10-30 минут, официанты не успевают подать аперитив, когда нужно, хедлайнер начинает выступление через час позже. Тайминг – в мелочах и его несоблюдение может испортить все впечатление от ивента вообще.
Причины.
- не соблюдение тайминга клиентом, задержка согласований
- игнорирование тайминга агентством, несвоевременная подача предложений
- недостаточно продуманная сетка выступлений
- неопытные модераторы, которые не могут следить за таймингом мероприятия
- бестактные спикеры, которые знают, что занимают больше времени, чем нужно. Но все равно продолжают говорить
- непонимание организаторами и клиентом важности соблюдения тайминга
- слишком маленькие перерывы между выступлениями, или блоками
Решение.
- наглядный тайминг для клиента и агентства - чтобы все понимали этапы подготовки ивента, тайминг непосредственно самого мероприятия, сроки подачи информации и документации после ивента
- робота со спикером до начала выступления и создание условий для контроля времени – например, с помощью таймера с отсчетом или напоминанием об окончании времени выступления
- учить всех причастных уважать чужое время и соблюдать озвученный организаторами тайминг мероприятия
- выполнение всех договоренностей между клиентом и агентством при подготовке проекта, собственно проведения и закрытия проекта
2. Пообещал - сделал. Среди ивентщиков бытует мнение, что обещать клиенту нужно на 80%, планировать себе на 120%, а делать на все 100%. Действительно, даже если очень хочется выиграть тендер, не стоит обещать воздушных замков, которые вы не сможете реализовать. Потому что следующего заказа уже точно не будет. Профессионал четко распишет свое предложение и сможет объяснить заказчику, почему нельзя пригласить Леди Гагу в следующий понедельник на корпоратив компании.
Причины.
- желание выиграть тендер
- возможность получить бюджет больше, чем бюджет, который заказчик заявил сначала
- разное представление о качестве. Когда говорят: «Будет красиво» - это может быть разное представление от агентства и заказчика
Решение.
- адекватность предложения к запросу
- перед тем как обещать заказчику те или иные услуги - узнать возможна их реализация в определенном регионе и во время проведения мероприятия
- рассчитывать соответственно время на работу с подрядчиками и согласовывать сроки выполнения услуг
- детализация предложения, визуализация
3. Эмоции соответственно формата. Все ивенты делают, прежде всего, для людей. И, конечно же, заказчик хочет получить определенную обратную связь от аудитории, которую приглашают на мероприятие. Ивент агентство необходимо как раз для того, чтобы обратная связь соответствовала ожиданиям клиента. Если это корпоратив или концептуальный ивент - то такое мероприятие явно не должно быть спокойным и скучным, здесь главное - развлечения и получения ярких эмоций от сотрудников, сплочение команды. В случае же бизнес-ивента стоит сосредоточить внимание аудитории на вопросе, который обсуждается. Например, на презентации продукта важно сосредоточить внимание именно на его функциях, а не на развлечениях, которые могут украсть внимание от самого продукта.
Причины.
- желание организаторов максимально загрузить мероприятие, чтобы гостям не было скучно
- желание показать заказчику, что агентство выложилась на 100%, показать многофункциональность агентства. И перестараться
Решение.
- соблюдение концепции мероприятия
- баланс между информационной и развлекательной частями
4. Все под контролем. В процессе подготовки нужно рассчитать все так, чтобы остался время на дабл чек - двойную проверку текущего состояния вещей. Только таким образом можно снизить до минимума возможность факапов. Этого можно достичь, если правильно распределить персонал по процессам, другой вопрос - чтобы в агентстве хватало персонала полностью закрыть мероприятие и не нагружать одного менеджера кучей задач одновременно.
Причины.
- экономия средств на персонале
- работа с ненадежными подрядчиками
- хаотические, незапланированные задачи при организации
- непрофессионализм менеджмента
Решение.
- четкий инструктаж менеджмента
- сбалансированное распределение обязанностей
- работа с проверенными подрядчиками
- по возможности - запас времени на дабл чек
5. Руководитель выполняет функцию руководителя. Часто на локации руководитель проекта принимает на себя функции младшего менеджмента и тогда функции персонала сильно сбиваются. Именно поэтому важно правильно распределить работу в команде. Если вы увидите, как руководитель проекта вешает баннер, а через 5 минут бежит расставлять столы на площадке – значит происходит что-то не то.
Причины.
- неграмотная организация работы в команде
- горящие сроки
- недостаточность персонала
Решение.
- четкое распределение обязанностей
- правильное распределение тайминга
- максимальная обеспеченность ивента персоналом
6. Еще не конец. Гости не торопятся расходиться после часа Х - когда формально ивент завершено, они хотят еще немного продлить удовольствие от мероприятия. Это свидетельствует о том, что аудитория довольна мероприятием, захвачена коммуникацией и заинтересована в нетворкинге.
Причины.
- если гости расходятся еще до того, как мероприятие завершено - они не заинтересованы в продолжении, атмосфера «не задела»
- отсутствие мотивации остаться до конца
Решение.
- предвидение времени после мероприятия
- создание благоприятной атмосферы
- предвидение угощение (по возможности) и напитков
7. Достигнута основная цель. Если такая была поставлена перед началом мероприятия.
Причины.
- не определено цель мероприятия
- непрофессионализм команды агентства
- не определено ключевую концепцию
Решение.
- определение целей перед мероприятием
- безупречная работа агентства
- проверенные подрядчики
- коммуникация между клиентом и агентством. Партнерские отношения и доверие
8. Нет очередей, нет пустых залов, кроме таких ситуаций, когда это предусмотрено дизайном мероприятия.
Причины.
- недостаточно зон регистрации
- запрос превышает предложение
- недостаточная заинтересованность аудитории мероприятием
Решение.
- достаточно персонала на пропускной системе
- распределение потоков гостей
- грамотная организация тикетинга и PR мероприятия
- интересная для аудитории концепция мероприятия
9. Концепция мероприятия выдержана с самого начала и до последнего слова ведущего.
Причины.
- предложение концепции, которую трудно реализовать
- невозможность передачи антуража, отсутствует внимание к деталям
- несоответствие бюджета масштабу идеи
Решение.
- предлагать то, что можно реализовать
- предварительно согласовать все ресурсы - локацию, подрядчиков, артистов
10. Обратная связь. Идеально, если после мероприятия гости в анкетировании дали высокую оценку мероприятия (по 10-балльной шкале - выше 8). Заказчик хочет услышать голос своих гостей, почувствовать, что ивент был эффективен, интересен для гостей и быть готовым работать в таком формате далее.
Причины.
- незаинтересованность гостей в мероприятии (приглашение нерентабельных СМИ), посещение мероприятия из-за того, что он обязателен, или бесплатный
- нежелание гостей оставлять отзыв
- неудовлетворенность ивентом
Решение.
- интересное анкетирование, интерактив
- подарки за ответы
- мотивация посетить мероприятие
sostav.ua
.jpg)
